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Candidature express
Description du poste
Nous recrutons pour un de nos clients, une Assistante de Direction H/F pour une mission d'intérim d'un mois, du 1er Août au 31 Août 2023 afin de traiter et d'organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes de la direction.
Assurer le secrétariat et le suivi de dossiers de la Direction des Affaires Générales et de la Direction Générale l'établissement.
Missions permanentes déclinées en activités :
Assurer le secrétariat de la Direction Générale de l'établissement
o En cas d'absence de l'assistante de direction de la Directrice Générale :
o Assurer la suppléance et la continuité du secrétariat de direction
o Gestion de l'agenda de la Directrice Générale de l'établissement
o Gestion des parapheurs soumis à la signature de la Directrice Générale de l'établissement (relecture…)
o Traitement de la boîte mail direction : tri, impression, transferts, réponses…
o Diffusion et mise à jour du planning des gardes et astreintes à intégrer dans la mallette
garde
o Gestion des appels téléphoniques entrants
o Accueil physique des agents (gestion des parapheurs, demandes diverses…)
o Assurer la gestion des fournitures (fournitures de bureau et alimentaires)
o Gestion des réservations de salles au quotidien : traitement des demandes, remise de clés, gestion demandes de prestations d'accueil (eau, café…), photocopies
o Gestion du planning de réservation des salles
o Classement
o Traitement du courrier
Assurer le secrétariat de la Direction des Affaires Générales et Juridiques
o Réception, traitement, orientation des appels et courriels
o Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda / planning (électronique)
o Préparation et organisation de réunions
o Préparation des dossiers en amont des réunions de la Directrice adjointe en charge des Affaires Générales et Juridiques
o Traitement, enregistrement, mise en forme et envoi des courriers
o Publications des décisions, notes d'information
Compétences requises :
Connaissances particulières : Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint …)
Savoir-faire techniques / relationnels :
? Maîtrise des outils bureautiques (gestion de fichiers)
? Qualité rédactionnelle (maîtrise de l'orthographe, syntaxe)
? Techniques de secrétariat (classement, archivage)
? Usage des outils de communication (intranet)
? Capacité relationnelle – techniques d'accueil
? Travail en équipe
Qualités et aptitudes :
? Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, courtoisie
? Sens de l'organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
? Capacité d'adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d'urgence, résistance au stress
? Capacité d'autonomie : sens de l'initiative, anticipation
? Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
? Esprit d'équipe, polyvalence
? Ponctualité, disponibilité
Profil recherché :
Formation : BTS Assistante de direction / Formation secrétaire médicale / BAC + 2 minimum
Expérience : Expérience significative dans un secrétariat de direction – Connaissance du milieu hospitalier appréciée
Spécificités du poste et conditions de travail :
o Horaires de travail : à déterminer – amplitude horaire de 8 h 30 à 17 h 30 – temps plein
o Travail soutenu sur écran.
TAGA MEDICAL
Contact : Sandra FERNANDES
Tél. : 01 58 39 32 33
Assurer le secrétariat et le suivi de dossiers de la Direction des Affaires Générales et de la Direction Générale l'établissement.
Missions permanentes déclinées en activités :
Assurer le secrétariat de la Direction Générale de l'établissement
o En cas d'absence de l'assistante de direction de la Directrice Générale :
o Assurer la suppléance et la continuité du secrétariat de direction
o Gestion de l'agenda de la Directrice Générale de l'établissement
o Gestion des parapheurs soumis à la signature de la Directrice Générale de l'établissement (relecture…)
o Traitement de la boîte mail direction : tri, impression, transferts, réponses…
o Diffusion et mise à jour du planning des gardes et astreintes à intégrer dans la mallette
garde
o Gestion des appels téléphoniques entrants
o Accueil physique des agents (gestion des parapheurs, demandes diverses…)
o Assurer la gestion des fournitures (fournitures de bureau et alimentaires)
o Gestion des réservations de salles au quotidien : traitement des demandes, remise de clés, gestion demandes de prestations d'accueil (eau, café…), photocopies
o Gestion du planning de réservation des salles
o Classement
o Traitement du courrier
Assurer le secrétariat de la Direction des Affaires Générales et Juridiques
o Réception, traitement, orientation des appels et courriels
o Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda / planning (électronique)
o Préparation et organisation de réunions
o Préparation des dossiers en amont des réunions de la Directrice adjointe en charge des Affaires Générales et Juridiques
o Traitement, enregistrement, mise en forme et envoi des courriers
o Publications des décisions, notes d'information
Compétences requises :
Connaissances particulières : Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint …)
Savoir-faire techniques / relationnels :
? Maîtrise des outils bureautiques (gestion de fichiers)
? Qualité rédactionnelle (maîtrise de l'orthographe, syntaxe)
? Techniques de secrétariat (classement, archivage)
? Usage des outils de communication (intranet)
? Capacité relationnelle – techniques d'accueil
? Travail en équipe
Qualités et aptitudes :
? Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, courtoisie
? Sens de l'organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
? Capacité d'adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d'urgence, résistance au stress
? Capacité d'autonomie : sens de l'initiative, anticipation
? Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
? Esprit d'équipe, polyvalence
? Ponctualité, disponibilité
Profil recherché :
Formation : BTS Assistante de direction / Formation secrétaire médicale / BAC + 2 minimum
Expérience : Expérience significative dans un secrétariat de direction – Connaissance du milieu hospitalier appréciée
Spécificités du poste et conditions de travail :
o Horaires de travail : à déterminer – amplitude horaire de 8 h 30 à 17 h 30 – temps plein
o Travail soutenu sur écran.
TAGA MEDICAL
Contact : Sandra FERNANDES
Tél. : 01 58 39 32 33
Expérience
Formation : BTS Assistante de direction / Formation secrétaire médicale / BAC + 2 minimum
Expérience : Expérience significative dans un secrétariat de direction – Connaissance du milieu hospitalier appréciée
Expérience : Expérience significative dans un secrétariat de direction – Connaissance du milieu hospitalier appréciée
